郵件歸檔，實際上廣義是一種對數據存儲管理的統稱，重點在于如何更加合理的保存和管理數據，方便隨時查看和調閱，核心思想是如何提高數據的管理和使用效率問題。

郵件歸檔，很多客戶對歸檔的第一需求不是保存數據，而是對數據的優化管理。

解決方案1增加存儲：這里且不說預算問題，就算存儲多少可以買多少，IT人員也不能每年給一臺Exchange服務器加2TB的存儲吧？這不是差不差錢的問題，是技術瓶頸問題。等每個人都用滿2GB郵箱的時候，說不定大家又該叫速度慢了。其實也有客戶考慮過備份的問題，將舊的郵件備份起來，然后從服務器上刪掉不就行了嗎？當然這個方案很快就被否定。用戶要那些郵件的時候怎么辦？再找IT恢復回來？這樣太麻煩了。

解決方案2保存到本地PST：相對于第一種方案，這種方案更受青睞一些，讓用戶全部下載到本地自己搞定就行了，這其實也是一種不得已而為之的推卸責任的做法。然而PST的原罪在于：沒有保護，容易丟失；占用本地空間，速度越來越慢。

解決方案3郵件歸檔：相比備份方案，更加智能和精細；相比保存到本地PST方案，既可以代替PST，又能克服PST弊端。郵件歸檔功能可以永久保存企業郵箱往來郵件，幫助企業快速檢索郵件，既可以降低一線設備的存儲需求，同時又不影響用戶的體驗。

1. 防止數據丟失
可以集中、安全和全面地存儲任意時間長度的全部郵件，并提供可靠保護，防止數據丟失。 
2. 滿足法規要求
保持了郵件、即時消息等信息的原始狀態，方便企業用戶日后法規審計，實現了歷史郵件，即時消息數據可追溯。
3. 降低郵件服務器工作負擔
可以重新安置舊郵件，提供靈活的存儲管理功能，降低存儲要求，減少郵件服務器的工作負擔。
4. 簡化郵件備份和恢復
縮短了郵件服務器備份和恢復時間。用戶還可以使用一鍵恢復功能，恢復自己丟失的郵件。
5. 高效地收發郵件
將企業郵箱和即時消息數據，通過云通信歸檔系統把他們備份到低成本的存儲硬件上，使之存于日常的備份窗口外，當需要時可以即時獲取所需數據并快速搜索。
6. 備份PST文件
pST文件容易出錯，很難管理。通過集中歸檔所有pST文件，可以永久性解決這個問題。

郵件歸檔是對郵件數據進行在線歸檔、分類管理、長期保留并允許實時搜索和訪問，主要是針對海量數據的應用，是對數據進行有效的遷移和管理。當數據停止改變或不被頻繁使用時，通過郵件歸檔系統把他們轉移到低成本的存儲硬件上，使之存于日常的備份窗口外；當需要時，可以即時獲取所需數據并快速搜索。為企業電子郵件的法規遵從和規則的執行，實現了高度集成化、中心化，并可實現實時監測等功能。

因此，綜合起來，歸檔不但能夠解決我們常規的數據保留和查詢問題，其實還解決了其他兩個問題：存儲管理和數據保護。